貸し会議室利用者の抱えている不安を解消しよう!


上手に活用することで、経営コストの削減も図れる貸し会議室ではありますが、利用者の中には貸し会議室のデメリットや利用する上での不安を抱えている人も少なくありません。 こうしたデメリットに対するイメージや、利用者の不安を解消することで、貸し会議室の人気を高めることができます。 多くの利用者が感じている貸し会議室のデメリットを解説していくので、どのようにしてニーズに応えていくのかを考えていきましょう。

◆必要な設備があるかどうかが分からない 会議に必要な設備が整っているかどうかは、貸し会議室を利用したいと思っている人の多くが確認します。机や椅子の数だけでなく、プロジェクターやスクリーン、マイクといった設備が必要な会議も存在します。さらに電子機器を使う際に使用する接続コード、延長コードといったコード類も必要です。 貸し会議室を貸し出す前には、どのような設備があるのかを事前に細かく伝えるようにしましょう。備品に関する説明を行うことで、利用者の不安を払拭できます。

◆事業所から移動しなければならない 事業所の外部にある貸し会議室を利用するということは、仕事をしている事業所から移動しなければならないということでもあります。移動する手間がかかりすぎてしまうと、かえって時間や費用のコストがかかってしまいます。 利用者は貸し会議室の立地にも注目します。交通の便がいい大きな駅の周辺や、自社の事業所から近い場所にある場合、貸し会議室として活用しやすいです。 来客者がどこから来るのかに合わせて貸し会議室を利用することもできます。利用するのが従業員である場合、自宅近くの貸し会議室を利用することで、従業員の交通費コスト削減にもつなげられます。 貸し会議室の利用を検討している事業所にとって、便利な立地にあることをアピールすることで、ニーズに応えられるでしょう。

◆頻繁に貸し会議室を使うと逆にコストがかかってしまう 事業所内に会議室を用意するよりも経営コストを削減できる可能性がある貸し会議室ですが、あまり頻繁に利用しすぎてしまうと逆にコストがかかってしまうことがあります。 貸し会議室の中には1時間あたりの費用が500円のものなども存在します。事業所内の会議室を利用するよりもコストを削減できるといった提案が求められます。

◆まとめ 貸し会議室の利用者の中には、不安を抱えている人も少なくありません。上記のような不安を解消することで、人気を高めることができます。利用者のニーズに応えるようなアピール方法を考えていきましょう。 執筆 鈴木詩織