レンタルスペース専用ソリューションで効率管理をする方法

最終更新: 4月22日


レンタルスペース業務を効率よく回すには下記の幅広い業務に対応する必要があります。


  1. レンタルプラットフォームもしくは自社で予約を取得

  2. Googleカレンダーで予約を集約

  3. Googleカレンダーで在庫管理

  4. ゲストへチェックイン案内・コミュニケーション

  5. チェックイン

  6. カギの受け渡し

  7. チェックアウト

  8. 清掃


今回はそのうち予約管理とカギの受け渡しについて、一般的な業務の内容を考察していきましょう。その後にKeyvoxソリューションを導入すると、どう業務負荷が劇的に軽減されるかを検証してみます。


1.従来の業務フロー

レンタルスペースの予約管理業務

従来の業務フローは上記のように、複数のOTA(集客プラットフォーム)の予約がかろうじてGoogleカレンダーに統合されて、そこで在庫管理を行っています。しかし連動しているのはGoogleカレンダーだけですので、その後は、オペレーターが全て手作業をすることになります。特に面倒な業務が2つあります。


1つ目の課題:カギの受け渡し

カギの受け渡しには大きく分けて3つの方法があります。


  1. 対面で受け渡す

  2. 物理キーボックスで受け渡す

  3. スマートロックを利用する


近年はどの業界も空前の人手不足です。1つめの対面で受渡すことにこだわるホストはほんといません。「ウチはおもてなしだから」と、最初は言われるホストもいらっしゃいますが、何度もやるうちに対面での鍵の受け渡しはさして付加価値を生んでないばかりか、もしかしてゲストからは歓迎されていないのではと思うに至ると思います。

物理キーボックスが最も安価なカギの受け渡し方法ですが、キーボックスにカギを返さな買ったり、施錠を忘れたり、更には合鍵を作って不正を働く輩まででてくることもあり、セキュリティ上お勧めできません。

従い、最も効率的かつ現実的なソリューションは、スマートロックの導入です。このスマートロックにも最近は多数の機種があり、どの機種が最適かを選ぶことは非常に難しくなってきています。不特定多数がアクセスするドアという定義でいくと、構造計画のリモートロックが選択肢にあがることが多いようです。とはいえ、このリモートロックでさえ、連携しているのはインスタベースなどいくつかのプラットフォームのみであり、全てのプラットフォームには対応していません。そうなると、結局手作業が発生して、スマートロック管理画面で暗証番号を発番後、ゲストに毎日メールやフォームで暗証番号を通知するという作業が残ります。一日一件予約があるか内科の時はそれでも対応可能ですが、ビジネスが軌道にのってくると、一日に複数回の予約が入ることがあります。そうなるとそれ専用のオペレーターを抱えることになり、高収益化することは困難になります。


2つ目の課題:自社サイト

自社サイトの予約を取ることは、レンタルスペース運営上、非常に重要な戦略です。予約プラットフォームには強力な集客力がある一方で、予約代金に対する成功報酬型従量課金が、20%から高いところでは35%程かかります。自社で予約を取れると、カード決済手数料の数パーセントのみですみますので、収益率を上げるために、自社サイトは非常に有効な位置づけになっています。

ところが、その自社サイトを作る方法が分からずに、Google SiteやGoogle Formなどで代用している施設が非常に多く存在します。もちろんそういった簡易ツールでも、実現したいことは表面的に実現できますが、ゲストから見たユーザビリティが非常に悪く、そのせいで多くの予約を取りこぼしているかもしれません。



2.KEYVOXを導入した業務フロー


KEYVOXを利用したレンタルスペースの予約管理業務

では、そのような課題をどのように解決していくのか、KEYVOXスマートロックソリューションを導入した場合の業務フローを検証していきます。

KEYVOXはブロックチェーンロック社が展開する、スマートロックのブランドですが、提供しているのはスマートロックのハードウェア商品だけではなく、それを効率的に使うソフトウェアサービスを提供しています。

中でも、特筆すべきはロックサービス自体がGoogleカレンダー連携をしているということです。先程殆どの予約プラットフォームはGoogleカレンダー連携をしていると言いましたが、その仕組みを利用することで、Googleカレンダーの予約を読み込み、自動で暗証番号を発番することが可能となっています。この機能により、今まで手作業でカギを発行していた作業が、ほぼ自動化され、最後にコピペをしてゲストにお知らせするだけの作業に作業量が軽減されます。

それだけではなく、モバイルアプリベースの予約エンジンを持っているため、自社で予約を取りたい時に、アプリを配布するだけで簡単に予約、決済、カギの通知までができてしまいます。ゲストからみても統一されたインターフェースで、予約、支払い、カギの開け閉めが出来ることで、リピート率を向上させることができます。


その他にもいろいろな便利な機能があるKEYVOXスマートロックサービス。先ずは、KEYVOX Lounge渋谷Think Space 東京などで、ご体験いただき、そのユーザビリティを確認してみてはいかがでしょうか。